「スケジュール調整」にかかる時間と手間を圧縮するには

 

プロジェクトのメンバーで会議やミーティングを行なう、
同僚や上司と打ち合わせに出向く、あるいは来客対応をする、
また、別のチームの作業の進捗に合わせて、次の一手を打つ等々・・・

仕事では、毎日他のメンバーとのスケジュールの調整を行なう必要があります。

ところで、このように日常茶飯な「スケジュール調整」に
手間や時間をかけていませんか?

具体的には、電話やメールなどでイチイチ確認を取って、スケジュール調整を
行なっていませんでしょうか?

ひと昔前であれば、このようなスケジュールの調整能力が、仕事の能力として
認められ、評価されていました。当事は、通信手段などの制約条件のなかで、
“最も効率よく”スケジュール調整をする方法だったかもしれませんが、
今や、電話やメールなどで手間や時間をかけてスケジュール調整を行なうのは、
逆にナンセンスな時代です。

しかも、下記のようなマイナス面やリスクもあると考えなければなりません。

 

●特に電話の場合、何度も電話をかけなおしたりするため通信費が無駄。

●調整する人の仕事をする時間と労力を奪ってしまう。(本来やるべき事ができない)

●情報の伝達に時間がかかるため、意思決定が遅れ、競争力の低下につながりかねない。

●仕事の集中が途切れるため、パフォーマンスが低下する。

●本当にコミュニケーションを取るべきことの時間や機会を圧迫する。

●本来の業務ではないことにエネルギーを費やすため、モチベーションの低下を招く。
(結果、さらにパフォーマンスが低下する・・・)

 

では、どうすればよいでしょうか?

やるべきことは、1つだけです。

各人が、スケジュール管理をウェブ上のカレンダーで共有する。

これだけだと思います。

calendarphoto

GoogleやYahoo!が一般向けに提供しているカレンダーサービスでも共有自体は出来ますが、
やはり、企業向けに提供されているクラウドサービス、Googleであれば、
Google Appsのようなサービスを利用する方が望ましい
でしょう。
僕は、Google Appsを使っていますが、使い始めてから、スケジュール関係のことは
本当に楽になりました。

まあ、使うツールは何であれ、まずは各人のスケジュール管理を手帳ではなく、
ネット上のカレンダーに完全に移行することがポイント
になります。

ものすごく、シンプルで簡単なことですが、実際にやろうとすると
ナカナカうまく行きません。

それは、“習慣を変える”ということが、予想以上に面倒だったりするからです。

特に、社長や経営幹部、ベテラン社員など、声の大きな人が、

「今までこれでやって来て慣れているから・・・」とか、
「イチイチカレンダーに予定を入れたりチェックするのは面倒だから」

といった理由で、予定をカレンダーに入力しなかったり、見なかったりするようでは、
社員も結局二度手間になってしまうので、使わなくなるのは当然です。

そして、「スケジュール調整」にかかる時間と手間が、上記の
マイナス面やリスクと 一緒に残されたまま
になります。

ちなみに、僕はGoogle Appsのカレンダーにスケジュールを移行してからも、
1年は自分の手帳にも、従来のようにスケジュールを書くようにしていました。

しかし、1年やってみてiPhoneやパソコンでいつでもスケジュールはチェックしたり
変更できる状況のなかで、それをやり続ける意味が見出せず、完全にやめてしまいました。
だからといって、スケジュールのことで困ったことはまったく起こりませんでした。

習慣を変更するというのは、最初ムズムズするような居心地の悪さを感じるものですが、
「今、しがみついている習慣も、その前の習慣を淘汰して定着したもののはずだ!」
ぐらいの気持ちでやってみればすぐに慣れます。

携帯電話が普及し始めた頃、仕事電話を取引先の人の携帯電話に電話することは
なんとなくマナー違反のような空気感があったと思いますが、今はごく普通に
行なわれていますよね。

なぜ、そうなったかは簡単です。
その方が、仕事が効率よく進められるからです。

ちょっと意識して習慣を変えるだけで、多くの無駄な時間や労力(見えないコスト)や
実際にかかる経費負担や機会損失を無くし、業務効率を高める可能性があるのなら、
経営陣は率先して取り組むべきなのではないでしょうか?


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