会議やミーティング時間の効率化に役立つツール

仕事をしていく上で欠かすことができないのが、
会議やミーティング、打ち合わせというものです。

これらの最大の目的は、
意識や情報の共有、今後の行動の確認などです。

あとは、少し違った目的としてブレーンストーミングに
代表されるような、複数人でアイデアを出し合ったり、
ソリューションを検討するようなものがあります。

もちろん、人が仕事を進めていく上で、会って、顔を突き合わせて
話をするということは、すごく大切なこと
ではあります。

しかし、いつもどんな内容でも、それをやることは難しいし、
内容によっては効率的はありません。

会議やミーティングのために、拘束される時間が増え、
実務に充てる時間が削られるようなことは避けたい・・・

でも、情報共有やコミュニケーションは決め細やかに行いたい。

 

こういう時にこそ、上手にITを活用するべきです。

 

ここでは、私自身が、実際に使用していて便利だと感じるツールを
2つご紹介します。

●チャットワーク  http://www.chatwork.com/ja/

特に、社外の方と一緒に進めるプロジェクトなどで非常に重宝します。

無料で使い始められるWebベースのサービスなので、プログラムを
ダウンロードするなどの必要がなく
、ネットにつながる環境であれば、
どこでもチャットベースで打ち合わせや会議が可能です。

 

iPhoneやスマートフォン向けのアプリも用意されているので、
移動しながらでも、パソコンが手元に無い状態でも使えるので、
非常にありがたいです。

 

そして、このサービスで最も気に入っているのが、添付ファイルを
送る時の処理
です。
添付ファイルを送るとファイルが一旦チャットワークのサーバー上に
保管されるので、受け取る側は好きな時にダウンロードできます。
これは少し前まで利用していたSkypeで非常に不便を感じていた点です。

 

単なるチャットだけではなく、必要な資料なども、
その場で添付ファイルとして共有することができるので、
オンラインであっても、しっかりと意識や情報の共有が計れるので
非常に便利です。

 

●facebook(グループ) http://ja-jp.facebook.com/

こちらは、比較的ライトな意識や情報の共有などに便利です。

facebookのグループ機能を使って、プロジェクトごとにグループを
設定しておくことで、ちょっとした報告やアイデア求む的な呼びかけを
気軽にすることができます。

 

こちらも、iPhoneやスマートフォンにも対応しているので、
いつでもどこでも確認したり発信することができるので重宝します。

 

元々の目的が違うため、機能面では上のチャットワークに劣りますが、
“SNSのついで”というライトな感覚が、アイデア出しやブレストには
向いている
と思い、そういうときはこちらを使っています。

 

社内でfacebookを取り入れるか否かというところでは
賛否両論あると思いますが、可能なところは試してみられても
面白いかもしれませんね。。。

 

 

他にも、コミュニケーションツールは色々あると思うのですが、
僕にとっては、あれもこれもを使い分けるのは大変です^_^;

ところで、
ITをうまく使って効率よく細かいコミュニケーションを取る事は
単なる時間の節約以外にも効果が期待できます。

それは、実際に対面で行なう会議やミーティングの質を高めることが
できる
という点です。

 

facebookやTwitterでコミュニケーションを取っている相手と会った時、
実際には久しぶりなのに、そんな気がしないという経験はありませんか?

これと同じ効果が、仕事の会議や打ち合わせにも応用できます。
日頃からコミュニケーションをとっているので、打ち解けた空気の中で
スタートすることができたり、ある程度の基本情報は参加者間で共有
できていたりするため、今話すべき議題に集中することができます。

そうなれば、会議の質や効率もよくなる可能性が高くなります。

ITを上手に使って、会議やミーティングを最適化していきましょう。


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