IT化推進のカギは「ツール」より・・・

 

“Google Appsをフル活用して、業務効率を高めよう!”

ITの導入や推進のセミナーや勉強会などでよく見かけるキャッチコピーです。

誤解の無いように、最初にハッキリさせておきたいのですが、
こういうコピーに文句を付けたいわけではありません。

 

ここでは、Google Appsを例に出しましたが、Google Appsだけに限らず、
こうしたセミナーや勉強会では「ツール」にスポットが当たりがちです。

もちろん、IT化推進には、Google Appsのようなベースとなるツールと
パソコンやスマートフォンのような端末(ツール)が欠かせない
ことは
事実なのですが、こうした表現が誤解を招きやすくしているように
感じるのです。

例えば、このブログでも何度か触れている
“スケジュール調整をIT化する”ということを解説する際によくある
ロジックは以下のような感じです。

 

1.何本も電話を掛けて確認したり調整するのは大変!

 tel1

▼ ▼


2.メールでも同様に大変!

mail2

▼ ▼


3.ウェブ上のカレンダーでスケジュールを共有すれば解決!

calendar3

▼ ▼

 

果たして、これで本当に解決するでしょうか・・・

実際には、ツールを導入しただけでは解決しません。

例えば、
・カレンダーにスケジュールを入力しない
・カレンダーを確認せずに、予定を入れる
・カレンダー見ずに予定確認の連絡をしてくる
・カレンダーを確認していないので予定をすっぽかす

こんなことが起こるだけで、
“ウェブ上のカレンダー”というツールは機能しなくなります。

「そんなのは、やらない人が悪いだけだ!」

その通り、やらない人が悪いのです。

でも、やらない人に言わせれば、「イチイチ面倒だから・・・」
とか(ほとんどの場合それ)の理由があってやらないので、
なかなか変わってくれないということもよくあるようです。

最もよくないケースが“やらない悪い人”がトップである場合です。

会社単位なら経営陣、部署単位なら部長や課長などです。
その集団のトップがやらないことをやっても、部下は従来の方法で
確認したりしなければならないので、結局二度手間になることを
知っているので、やるわけがありません。

ツールを機能させるには、
まず、その集団(会社や部署)内で、基本的にそれ以外の方法は
使わないという「ルール化」が必要です。

そして、その集団のトップが率先してその「ルールを徹底する」という
ことをやらない限りなかなか上手くいきません。
もちろん、トップも例外なくです。

 

なぜなら、本当に大事なのは「ルール」ではなく、
その先にある「組織風土」「環境づくり」なのですが、
それが育つまでに取り組みがとん挫してしまうからです。

「まあまあ、ITは若い人にまかせて、俺はもう今さら・・・」なんて
言っていませんか?

このブログをお読みいただく方には、当たり前すぎることでしたが、
ちょっと気になったので書いておきました。。。


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